ماهي الدورة المستندية للمشتريات؟
الدورة المستندية للمشتريات هي إجراءات ومراحل تتبعها الشركات والمؤسسات عند القيام بعمليات الشراء والتوريد. تشمل هذه الدورة العديد من الخطوات والمراحل التي تهدف إلى ضمان سير العمليات بسلاسة وبدقة.
أنواع الدورة المستندية للمشتريات:
- الدورة المستندية للمشتريات النمطية:
– تتعلق بالمشتريات التي تتم بشكل منتظم أو دوري، مثل مشتريات المؤسسة التي تكون جزءًا من عملياتها الروتينية.
– يتم التخطيط مسبقًا لهذه المشتريات، وتحتاج إلى وثائق استنادية محددة مثل طلبات الشراء وفواتير الشراء.
– تقوم إدارة المخازن بمراقبة الكميات المتوفرة والتي يجب توريدها بناءً على الاحتياجات والمخزون المتاح.
- الدورة المستندية للمشتريات غير النمطية:
– تتعلق بالمشتريات غير المخطط لها مسبقًا، والتي تأتي نتيجة لاحتياجات غير متوقعة أو طلبات فورية.
– يتم إعداد المستندات اللازمة لهذه المشتريات بناءً على الحاجة، وقد تشمل تكاليف مادية مثل شراء أصول ثابتة.
– هذه المشتريات تتطلب تسجيل تكاليفها بشكل فوري داخل الحسابات العامة للمؤسسة.
أهمية الدورة المستندية بالمشتريات
- توثيق العمليات المالية: تساهم الدورة المستندية للمشتريات في توثيق وتسجيل العمليات المالية بشكل دقيق. وهذا يعني أنها تعمل كدليل يمكن الرجوع إليه للتحقق من الصفقات والمعاملات المالية التي تمت.
- الامتثال للقوانين واللوائح: يمكن للدورة المستندية أن تساعد في ضمان أن جميع الشراء والتوريد يتمون وفقًا للقوانين واللوائح المحلية والدولية. وهذا يقلل من مخاطر المخالفات القانونية.
- زيادة الشفافية: يمكن للدورة المستندية أن تزيد من شفافية العمليات داخل المؤسسة. عندما يكون هناك مستندات دقيقة للشراء والتوريد، يصبح من السهل على الأطراف المعنية متابعة وفهم تلك العمليات.
- مراقبة التكاليف: يسهل للشركات تتبع ومراقبة التكاليف عبر الدورة المستندية. يمكن تحليل الفواتير والمستندات المالية لفهم كيفية إنفاق الأموال والبحث عن فرص للتوفير وزيادة الكفاءة.
- تسهيل عمليات المراجعة: تقلل الدورة المستندية من جهد عمليات المراجعة الداخلية والخارجية. فمن السهل للمراجعين تدقيق المعاملات عند وجود مستندات دقيقة وموثقة.
- مراقبة المخزون: تساهم في مراقبة المخزون بفعالية، مما يعود بالنفع على المنشأة أو المؤسسة.
بشكل عام، تسهم الدورة المستندية للمشتريات في تحسين إدارة الأموال والموارد داخل المؤسسة وتعزز من الشفافية والامتثال للقوانين واللوائح، وهذا يساعد في تحقيق الكفاءة والاستدامة المالية.
