ماهي مراحل الدورة المستندية للمبيعات؟
تُعتبر الدورة المستندية للمبيعات جزءًا حيويًا في العمليات التجارية والمحاسبية للشركات. فهي العملية الأولى في الدورة المحاسبية، حيث تهدف إلى توثيق وتسجيل جميع المستندات والعمليات المتعلقة بعمليات البيع.
ما هي الدورة المستندية للمبيعات
الدورة المستندية للمبيعات هي العملية الأولى في الدورة المحاسبية التي تتعلق بتوثيق وتسجيل المستندات المتعلقة بعمليات البيع. يتم خلال هذه الدورة تتبع عمليات البيع منذ إصدار المستندات اللازمة وصولاً إلى إدارة المبيعات والمخازن وعمليات الشحن.
أهمية الدورة المستندية للمبيعات
-تسمح الدورة المستندية للمبيعات بفهم ومتابعة جميع مراحل عمليات البيع، بدءًا من إصدار المستندات اللازمة وصولاً إلى عمليات الشحن والتوزيع.
-تقوم هذه الدورة بتوثيق جميع التفاصيل والبيانات المتعلقة بعمليات المبيعات، مما يسهل الرجوع إليها في المستقبل عند الحاجة. هذا يضمن دقة وشفافية السجلات.
-تسهم الدورة المستندية للمبيعات في تعزيز جهود الرقابة على مبيعات الشركة. يمكن استخدام المعلومات الموثقة للتحقق من مدى امتثال العمليات للسياسات والإجراءات المعتمدة.
-توفر هذه الدورة معلومات دقيقة وموثوقة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بعمليات المبيعات وتخطيط المستقبل.
-الامتثال للقوانين واللوائح من خلال توثيق ومراقبة العمليات، يمكن للشركة الامتثال للقوانين واللوائح المالية والضريبية والتجارية بشكل أفضل.
مراحل الدورة المستندية للمبيعات
استلام طلبات العروض
يبدأ العملاء بالاتصال بقسم المبيعات لطلب عروض الأسعار للمنتجات أو الخدمات التي يرغبون في شرائها. يتعين على قسم المبيعات تلبية هذه الطلبات وإعداد عروض الأسعار.
تقديم عروض الأسعار
بعد إعداد عروض الأسعار، يقوم قسم المبيعات بتقديمها للعملاء. تحتوي هذه العروض على تفاصيل المنتجات أو الخدمات المعروضة مع أسعارها.
قبول العروض
بعد مراجعة العروض، يمكن للعملاء قبولها والتوجه للمرحلة التالية إذا كانوا راضين عنها.
إصدار أوامر البيع
عندما يتم قبول العروض ويكون المنتج متوفرًا بالكميات المطلوبة، يتم إصدار أوامر البيع التي تمثل التعهد بتوفير المنتجات أو الخدمات.
إصدار إذن الصرف
إذن الصرف يمثل موافقة إدارة المستودع أو المخزن على صرف الكميات المذكورة في أمر البيع. يجب أن يكون هناك تصريح رسمي لصرف المنتجات.
إصدار الفواتير
يتم إصدار الفواتير للعملاء بناءً على الأوامر التي تم إصدارها وإذن الصرف. تحتوي الفواتير على تفاصيل الصفقة والأسعار والكميات.
التوجيه المحاسبي
المحاسبون يقومون بتسجيل هذه الصفقات بشكل محاسبي وإدخالها في دفتر المحاسبة اليومي. هذا يساعد على تتبع ومعالجة الصفقات بشكل دقيق من الناحية المحاسبية وتحقيق الشفافية والرقابة المالية.
تعد الدورة المستندية للمبيعات عنصرًا أساسيًا في الأعمال التجارية والمحاسبية. إن فهمها وتطبيقها بشكل دقيق يساهم في تحسين أداء الشركة ومراقبة عمليات البيع بشكل فعّال، استعن بالمنشآت وحقق توزانًا ماليا لشركتك.
