تمثل الدورة المستندية بشكل مبسط حركة كافة المستندات داخل الشركة، والغرض منها هو التوثيق لعمل الشركة، وبالتالي يمكن تقديمها للجهات الحكومية، وتحفظ بها حقوق كل من الشركة وكافة الجهات التي تتعامل معها.
حين يتم تسجيل كافة العمليات في مستندات فإن ذلك يعد مصدرا أساسيا للرقابة الداخلية، كما أنها تسهم في حفظ البيانات ومن ثم المساهمة في تزويد القوائم المالية بالبيانات وتحديد أرباح وضرائب الشركات.
مراحل الدورة المستندية
تبدأ أولا باستلام طلب شراء من إدارة المشتريات بالشركة يحدد الطلبات والكميات المطلوبة. ومن ثم يقوم الموردين بإرسال عروض أسعار السلع المراد شراؤها، وعليه فإنه يتم استلام هذه العروض المقدمة
من الموردين ويتم المفاضلة فيما بينها لاختيار العرض الأفضل، حينها يتم إصدار أمر الشراء، ثم يأتي بعد ذلك دور إذن الاستلام من المورد، ثم إنشاء فاتورة الشراء فيتم الشحن من مخازن المورد إلى مخازن الشركة وأخيرا يصدر إذن الإضافة إلى مخازن الشركة، يلي ذلك صرف تلك السلع إلى منافذ بيع الشركة وفروعها.
أنواع الدورات المستندية
١. الدورة المستندية للمشتريات
يمكننا اختصار هذه الدورة فيما يلي:
– استلام طلب الشراء
– الحصول على عروض الأسعار من المورد
– إصدار أمر شراء من الشركة
– إصدار فاتورة من المورد بقيمة المشتريات
– إشعار عند الاستلام من المورد
– إصدار إذن صرف من الشركة للمورد
٢. الدورة المستندية للمبيعات
وتشتمل على:
– طلب العميل للأسعار
– تقديم الشركة للعروض
